Traitement des Commandes Clients

  • Le menu « Devis » gère les devis clients.

    Le menu « Bons de commande » gère les bons de commandes clients.

    Par défaut, un devis est créé. Lorsqu'il est confirmé, il est converti en bon de commande. Les bons de commande déclenchent une planification d’activités, des bons de livraison, des ordres de production ou de préparation, des achats, etc. selon le process-métier. Il est possible de gérer plusieurs types de produits.

    La VUE CALENDRIER donne une vision de la planification des tâches dans le temps et la VUE GRAPHIQUE représente la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total.

Création de la commande client
L’entête et le corps de la commande

La saisie des premières lettres du nom active la recherche automatique du client. Si le client n’existe pas dans la liste, il est possible de le créer.

Après l’enregistrement de la commande, la référence de la commande s’incrémente automatiquement.

Ajouter une ligne de commande

Stock insuffisant : ce message apparait lorsque le stock est insuffisant. Dans ce cas, le responsable des achats doit être informé du réapprovisionnement à réaliser.

Autres informations associées à la commande

Les autres informations donnent des éléments supplémentaires à la commande

LOGISTIQUE 1 : la politique d’expédition et de facturation est définie par l’entreprise mais il est toujours possible de modifier ponctuellement ces paramètres. Par défaut, la livraison de chaque article dés disponibilité est autorisée et la facture est créée depuis le formulaire de vente en fonction des quantités commandées « A la demande ».

RÉFÉRENCES 2 : l’utilisateur qui a établi le BC est identifié et, éventuellement, l’équipe commerciale ; la catégorie (Tags) et la référence du document d’origine sont indiquées.

CONDITIONS 3 : si elles n’ont pas été définies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu’à la facturation finale.

La gestion de la TVA sur les livraisons intracommunautaires et à l’exportation se fait à ce niveau.

Finalisation de la commande

La dernière étape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirmée passe de l’état de DEVIS à l’état de COMMANDE ce qui va déclencher L’ORDRE DE PRÉPARATION des colis envoyés à l’entrepôt OUT/000.

Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la création de la facture client. Dans ce cas, cette dernière apparaît en facture BROUILLON dans le module COMPTABILITÉ.

La confirmation de commande va générer des informations sur les articles de la commande.

Un accusé réception de commande peut être envoyé au client par courriel sous format PDF ou par courrier papier.

Il est possible d’associer à cette commande le document de référence envoyé par le client.

La vue graphique affiche le montant des commandes par le client. Il est possible de trier les commandes par vendeur, client, date, etc.

Visualiser les BC à facturer

Ce menu permet de voir la liste des bons de commande à facturer.

L’utilisation de cette liste n’est pas utile si la facturation est totale ou si la facturation se fait à partir des bons de livraison dans le module entrepôt.

Affichage des bons de commande à facturer

L’affichage des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus récent, ce qui permet de traiter les priorités.

Facturation partielle

La commande SO010 doit être facturée partiellement, le client souhaite une facture par type de produit.

La facture apparaît à l’état BROUILLON dans le module Comptabilité

Acompte à la commande

Les acomptes à la commande font l’objet d’un traitement à part. Ainsi lorsque le bon de commande est confirmé, il est possible de générer une facture d'acompte en utilisant le bouton « Créer Facture »

La règlementation fiscale impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, même lorsqu'ils ne donnent pas lieu à exigibilité de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit être datée et numérotée. La numérotation s'inscrit dans la même série chronologique que les autres factures, il n'y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes. La facture définitive tient compte des différentes factures d'acomptes.

Paramétrage de l’acompte s’il n’existe pas

Il convient de créer un produit appelé "ACOMPTE" auquel il faut rattacher les comptes correspondants.

Enregistrement de l’acompte

L’acompte, versé par le client, est enregistré après la confirmation de la commande. Il suffit d’utiliser le bouton « Créer Facture »

Il est possible de facturer un acompte en pourcentage :

Ou en prix fixe :

La facture d’acompte générée est en attente de validation dans le module comptable.

« Afficher la facture » dans le Bon de commande permet d’ouvrir le formulaire de la facture pour la visualiser.

Validation de la facture d’acompte et encaissement

La facture d’acompte apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module COMPTABILITÉ.

La validation de la facture d’acompte permet d’enregistrer son règlement. La condition de règlement doit être obligatoirement renseignée.

L’encaissement du client peut être enregistré.

Aperçu de l’acompte dans la facture finale

L’acompte vient bien en déduction du montant total de la facture finale. Ainsi, la ligne ACOMPTE s’affiche dans la facture.

Traitement des commandes annulées ou modifiées

L’annulation de commande se déroule en 2 temps : la suppression du BL client en préparation puis l’annulation de commande.

Suppression du bon de livraison

Il convient de supprimer l’ordre de préparation de la livraison client. L’ordre disparait de la liste des BL à établir

Annulation de la commande
La commande annulée peut être supprimée. Il est possible de créer une nouvelle copie via le bouton « Nouvelle copie de devis ».
Nouvelle copie de devis
Gestion des ruptures de stocks

Le traitement des ruptures de stock lors de l’enregistrement d’une commande client peut être traité automatiquement.

Lors de l’enregistrement des commandes clients, certains articles sont signalés en rupture de stock. Le gestionnaire administratif des ventes GAV peut alors faire une demande automatique de réapprovisionnement auprès du GAA (gestionnaire administratif des achats).

GAV - Demande de réapprovisionnement

1 Ouvrir la fiche de l’article en rupture de stock

2 DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT lance le réapprovisionnement auprès du GAA.

3 Indiquer la quantité du produit et l’entrepôt de stockage.

4 Valider la demande

Une fois la demande enregistrée, elle est en attente d’approvisionnement.

Il est alors impossible de la modifier.

GAA - Visualisation des demandes en attente

Le GAV n’a pas les droits pour lancer le réapprovisionnement

GAA - Lancement du réapprovisionnement

5 Cliquer sur LANCER pour générer la commande fournisseur

Le statut des articles passe de l’état de CONFIRMÉ à EN COURS D’EXÉCUTION

GAA – Traitement des Commandes Fournisseurs

Lorsque plusieurs commandes sont passées chez un même fournisseur, il convient de fusionner l’ordre d’achat pour n’en faire qu’une.

6 Sélectionner les commandes à fusionner

7 Cliquer sur Fusionner les ordres d’achats dans le menu contextuel

8 Convertir le devis en bon de commande fournisseur