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Traitement des avoirs pour erreur de facturation

  • Un avoir est un document qui rectifie complètement ou partiellement une facture OUVERTE. Il est possible de générer un avoir et le rapprocher directement d'une facture depuis le formulaire de la facture.

    Lorsqu’une facture est OUVERTE, il est impossible de la modifier autrement que par le principe de l’avoir. Le logiciel gère 3 types de rectifications de facture validée.

    Le client Agrolait nous signale une erreur de facturation. Nous avons facturé 1 [LAP-E5] Portable E5023 en trop. Il convient d’établir l’avoir correspondant à partir de la facture initiale pour éviter tout oubli dans les conditions de vente.

Avoir créé à partir d’une facture OUVERTE

Client >factures clients> il faut sélectionner dans la liste des factures celle qui doit faire l’objet d’un avoir (ex : retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).

Il convient ensuite d’éditer la facture à transférer en avoir

Choix du type de remboursement

Il est important de rappeler qu’une facture OUVERTE ne peut plus être modifiée, elle devient définitive et l’écriture comptable est créée. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation, c’est d’établir un avoir. Le logiciel propose différentes rectifications :

· AVOIR <remboursement de facture> : la facture est transformée en avoir à modifier en fonction des rectifications à apporter à la facture initiale.

· ANNULER LA FACTURE <facture annulée> : la facture est annulée dans sa globalité et les écritures liées sont supprimées. Il est possible par la suite de la remettre en brouillon pour pouvoir la modifier.

Pour pouvoir annuler une facture ouverte, il faut avoir au préalable installé le module Annuler les écritures et mis à jour le journal concerné en cochant la case Autoriser l'annulation d'écriture

Clients > Avoir clients > il faut sélectionner dans la liste l’avoir.

L’avoir créé contient toutes les lignes de la facture de référence 1 . Il convient d’inscrire le nombre d’articles retournés en modifiant la ligne [LAP-E5] Portable E5023 et de supprimer les lignes des articles conservés [PD-SP4] Clé USB, SP-4 et [HEAD-USB] Écouteurs USB.

Une fois VALIDÉ, l’avoir devient définitif, il ne peut plus être modifié. Le numéro de la facture d’avoir est incrémentée, une date d’échéance est indiquée et l’écriture comptable est créée et validée.

Avoir supplémentaire

Certains types d’avoir ne peuvent pas être créés à partir de la facture initiale (ex : réductions accordées hors factures, etc..), il convient de les créer directement Clients>Avoirs clients>créer l’avoir

Visualisation et impression de la facture