Traitement des Livraisons Clients
Le tableau de bord de l’entrepôt permet de visualiser les besoins (articles à réapprovisionner, les produits entrants et les produits sortants).
 | Le magasinier peut consulter la liste de tous les bons de livraison à préparer, en fonction des différents bons de commande confirmés par le gestionnaire des ventes. Il peut aussi établir directement un bon de livraison en cas de retrait immédiat de la marchandise. |
L’affichage se fait par priorité de traitement ce qui permet un meilleur suivi. Ainsi, les ordres de sortie les plus anciens sont les premiers de la liste.
Référence : WH/OUT/XXXXX représente les bons de livraison et WH/INV/XXXXX représente les bons de retour
Origine : numéro de commande à l’origine du BL.
État et code couleur (bleu, noir, rouge) : Brouillon lorsque la demande de colisage n’a pas été traitée ; Prêt le colisage n’a pas été traité ni la facture ; Prêt la commande a été facturée mais le BL n’a pas été traité ; Confirmé le colisage a été traité mais les articles ne sont pas disponibles et la facture n’a pas été faite ; Confirmé le colisage n’est pas fait et les articles sont indisponibles ; Terminé le colisage a été traité avec ou sans facture.
| Il faut sélectionner le filtre PRET pour afficher les BL en attente de préparation dont le stock est disponible ; CONFIRMÉ pour afficher le BL dont le BC est confirmé mais le stock est insuffisant |  |
Le colisage est la préparation physique des colis des produits prélevés sur les stocks. Ce prélèvement sur stock rationalisé est appelé « picking ». De plus, le colisage permet de contrôler la cohérence entre la commande du client et les articles mis dans le colis, d’imprimer les étiquettes colis, le BL, etc.
Par exemple, le bon de livraison WH/OUT/00016 qui n’a pas encore été traité apparait en rouge dans la liste des livraisons prêt à transférer.
Dans un 1er temps, le magasinier va préparer les colis des articles disponibles. Ainsi, il peut AJOUTER UNE QUANTITÉ dans le colis. Tant que le colisage n’est pas traité, le nombre de colis reste à 0.
Le magasinier ne peut mettre plus de 10 articles dans un colis, le reste est mis dans un NOUVEAU COLIS ce qui permet d’éclater la quantité.
Les articles ont été répartis dans 2 colis différents puis numérotés 10 et 11 (étiquettes à coller sur les colis)
Remarques : il est possible d’ajouter des articles supplémentaires en créant un nouveau mouvement de stock
Une fois le colisage effectué, il faut traiter le bon de livraison pour confirmer la livraison et sortir les articles de stock. Ce traitement peut se faire globalement pour l’ensemble des articles de la commande ou individuellement. Quelle que soit la procédure choisie, la livraison partielle peut être traitée.
Le colisage et le bon de livraison sont prêts, le traitement est terminé 1 . Le transporteur est renseigné 2 si ce n’est pas déjà fait dans la commande, et le nombre de colis doit être indiqué par le préparateur (2 colis n°10 et 11) 3. L’indication de la date de livraison permet d’assurer un meilleur suivi des livraisons à préparer 4.
Le bon de livraison est imprimable à partir du formulaire BL ou du menu contextuel de droite en ayant sélectionné le BL.
Le DVD-WR vierge du BL WH/OUT/00006 ne peut être livré qu’à hauteur de 2 Douzaines, il convient d’enregistrer la livraison partielle
Le mouvement de stock de l’article doit être mis à jour. Il faut indiquer les quantités réellement livrables et enregistrer cette mise à jour. Une fois les produits traités, la livraison est confirmée.
Le bon de livraison fait apparaitre une sortie de 2 Douzaines de DVD-RW vierge. Un nouveau BL est créé qui indique qu’il reste 1 Douzaine en attente de livraison.
Indisponibilité / Attente de disponibilité : il est possible d’agir sur la disponibilité des produits en forçant la disponibilité OU en annulant le transfert.
 | Le document est au format PDF (done = livré / confirmed = en attente) |
| Traitement par lot Il est possible d’effectuer un traitement non pas par liste de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la liste des bons de livraison ceux à imprimer puis de lancer l’impression. |  |
Les articles ne sont pas disponibles en stock mais il est possible d’en forcer la disponibilité afin de créer le BL. Le document apparaît en noir dans la liste des BL qu’il soit facturé ou non.
Avant de forcer la disponibilité des articles, il convient de vérifier s’ils ont été réceptionnés
Sélectionner le bon de transfert et l’éditer
Contrôler l’état de disponibilité de l’article. S’il est INDISPONIBLE, il est possible de forcer la disponibilité pour permettre la création du BL (bon de transfert) et de la facture. Mais, il ne faut pas oublier que le réapprovisionnement doit être effectué par le responsable des achats (module ACHAT)
Si la disponibilité est forcée, l’article devient DISPONIBLE, la livraison peut être faite
Le colisage est terminé, le BL est prêt mais la facturation n’est pas encore faite.
Les articles ne sont pas disponibles en stock mais la facturation peut être faite en attendant la préparation des colis. Dans ce cas, le document dont les articles ne sont pas encore colisés apparaît en rouge dans la liste des BL.
La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit être validée pour générer les écritures comptables. La facture est à l’état de brouillon
Le colisage terminé, l’entrepôt peut faire la demande de création de facture auprès du responsable administratif si le processus l’a défini de la sorte sinon la demande de facture s’effectue à partir du BC.
La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit être validée pour générer les écritures comptables.
Elle est à l’état de brouillon (voir tableau de bord Comptable)
| | Le document est au format PDF |
| Traitement par lot Il est possible d’effectuer un traitement non pas par liste de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la liste des bons de livraison ceux à imprimer puis de lancer l’impression. |  |